Dla wielu par, które samodzielnie organizują swoje śluby i wesela, jednym ze zmartwień okazuje się być obowiązek należytego zadbania o gości weselnych. Jest to trudne przedsięwzięcie ze względów logistycznych – chcemy, żeby ten wyjątkowy dzień był w pełni skoncentrowany na nas, ale żeby też zaproszeni goście czuli, że w pełni zatroszczyliśmy się o ich wygodę i dobrą zabawę.

Zacznijmy od zaproszeń, które powinny być przejrzyste i czytelne, aby nikt z gości nie musiał się zastanawiać kiedy i gdzie dokładnie odbędzie się zarówno ceremonia jak i przyjęcie. Dobrze jest również zawrzeć w zaproszeniu sformułowanie RSVP, czyli prośbę o potwierdzenie przybycia. Dzięki temu mamy pewność, że te zaproszenia, których nie przekazaliśmy osobiście, dotarły oraz ilu osób możemy się finalnie spodziewać. Bardzo praktyczne jest dodanie do zaproszeń mapki z dokładnie zaznaczonym punktem miejsca, w którym odbędzie się ten wielki dzień.

Jeśli przewidujemy, że składanie życzeń może potrwać dłużej niż zakładaliśmy, zastanówmy się czy nie warto przenieść ich do miejsca gdzie odbędzie się przyjęcie weselne. Dzięki temu nie narazimy naszych gości na długie oczekiwanie oraz zniecierpliwienie – szczególnie jeśli pogoda nam nie sprzyja.

W przypadku gdy postanowiliśmy zapewnić gościom transport autokarem, musimy pamiętać o kilku ważnych rzeczach. Przede wszystkim należy podać kierowcy dokładny adres wraz ze wskazówkami, jeśli dojazd do miejsca docelowego może być skomplikowany. Dodatkowo można wręczyć mu mapkę z dojazdem.  Czas podjazdu autokaru na miejsce ceremonii ustalamy na wcześniejszą godzinę niż wychodzi nam z obliczeń. Jeśli sam ślub bądź składanie życzeń potrwa trochę krócej niż przypuszczaliśmy, oszczędzi to niepotrzebnej irytacji czekających na transport gości. Ważne jest również, aby dać gościom łatwy dostęp do informacji, o której godzinie będą miały miejsce kursy powrotne po zakończeniu przyjęcia.

Oznaczając stoły pamiętajmy o tym, że musi to być czytelne. Ciekawym i coraz modniejszym rozwiązaniem jest ustawienie planszy z planem stołów przy wejściu na salę. Wypisujemy tam zarówno numer (czasami są to też nazwy) stołu oraz imiona i nazwiska gości, którzy według nas w tym właśnie miejscu powinni usiąść.  Czcionka oraz jej wielkość powinna być widoczna z trochę dalszej odległości niż z kilkunastu centymetrów. Dzięki temu unikniemy kolejki przy planszy, gdy każdy z gości próbuje odnaleźć swoje nazwisko. Możemy też zastosować kolejność alfabetyczną nazwisk, bądź podział na gości od Panny Młodej oraz Pana Młodego.

Jeśli wiemy, że część naszych gości to wegetarianie albo weganie, możemy wyjść naprzeciw ich preferencjom w postaci dedykowanego menu. Pokażemy tym samym,  że zależy nam żeby osoby które nie jedzą np. mięsa, czuły się równie komfortowo jak pozostali. Można zdecydować się na jedno menu, w którym znajdzie się kilka potrwa, które spełnią wymagania zarówno wegetarian jak i wegan. Drugim rozwiązaniem jest przygotowanie odrębnego menu dla tego rodzaju gości. Wystarczy zawiązać na ich krzesłach tasiemki, bądź użyć innego koloru, w przypadku gdy na wszystkich krzesłach występują piękne wiązania. Będzie to jasny sygnał dla obsługi, która będzie wydawała dania.

Planując nocleg dla gości, przygotujmy mapkę z dokładnym dojazdem do hotelu. Warto też zawrzeć informację jakie są godziny zakwaterowania oraz wykwaterowania – dzięki temu unikniemy nieprzyjemnych sytuacji, gdy okaże się że ktoś przyjechał za wcześnie i musiał czekać w recepcji kilka godzin zanim obsługa przygotuje jego pokój. Nie zapominajmy również o numerze kontaktowym do hotelu bądź osoby odpowiedzialnej za logistykę noclegów dla gości.